Oprócz prezentowania rezerwacji w formie czytelnego grafiku możliwe jest również wyświetlanie ich w formie interaktywnej listy, za pośrednictwem której w szybki sposób wyszukamy interesujących nas wpisów.
Obsługa pojedynczej rezerwacji pokoju hotelowego jest bardzo prosta i intuicyjna. Wszystkie dane z nią związane wyświetlane są w sposób czytelny i posegregowany dzięki zastosowaniu zakładek oraz elementów graficznych. Takie rozwiązanie sprawia, że nawet początkujący personel nie będzie miał problemów ze sprawnym odczytywaniem danych i ich interpretacją.
- czytelne i intuicyjne wyświetlanie danych,
- łatwa edycja i wprowadzanie nowych informacji,
- zaawansowane możliwości wyszukiwania,
- rezerwacje grupowe,
- obsługa zaliczek,
- zestawienie obciążenia pokoi,
- czytelny grafik i lista rezerwacji,
- planowanie żywienia dla gości hotelowych,
- wprowadzanie notatek na temat klientów,
- wyszukiwanie dostępności pokoi,
- sprawne rozliczanie gości,
- obsługa zamków i kart magnetycznych, chipowych i zbliżeniowych,
- czytelne wyświetlanie informacji o pokojach.
Diagram rezerwacji jest podstawowym narzędziem pracy recepcjonisty. Na nim wykonuje się operacje rezerwacji, meldunku, sprzedaży. Jest on też przejrzystym obrazem stanu obiektu hotelowego, z którego można szybko odczytać informacje o rezerwacjach jak i o statusie pokoi (Housekepping). Rezerwacje, meldunki, grupy są rozróżnione kolorami zgodnie ze zdefiniowanymi schematami kolorów.
Diagram rezerwacji to również miejsce do wykonywania takich operacji jak:
- zakładanie nowych rezrwacji
- zmianę terminu pobytu
- zmianę czasu trwania pobytu
- przenoszenie rezrwacji/meldunków do innych pokoi
- szybki podgląd rezerwacji
- otwarcie rezerwacji
Dodatkowo na diagramie znajdują się funkcje:
- wyszukiwania rezerwacji po zadanym ciągu znaków (nazwisku gościa, grupie, opisie itp.)
- wyświetlenia inforamci o obłożeniu hotelu
- wyświetleniu inforamacji o dostępnosci miejsc parkingowych
- wyświetlenie meldunków archiwalnych
Diagram rezerwacji jest podstawowym narzędziem pracy recepcjonisty. Na nim wykonuje się operacje rezerwacji, meldunku, sprzedaży. Jest on też przejrzystym obrazem stanu obiektu hotelowego, z którego można szybko odczytać informacje o rezerwacjach jak i o statusie pokoi (Housekepping). Rezerwacje, meldunki, grupy są rozróżnione kolorami zgodnie ze zdefiniowanymi schematami kolorów.
Diagram rezerwacji to również miejsce do wykonywania takich operacji jak:
- zakładanie nowych rezerwacji,
- zmiana terminu pobytu,
- zmiana czasu trwania pobytu,
- przenoszenie rezerwacji/meldunków do innych pokoi,
- szybki podgląd rezerwacji,
- otwarcie istniejących rezerwacji.
Dodatkowo na diagramie znajdują się funkcje:
- wyszukiwania rezerwacji po zadanym ciągu znaków (nazwisku gościa, grupie, opisie itp.),
- wyświetlenia informacji o obłożeniu hotelu,
- wyświetlenia informacji o dostępnosci miejsc parkingowych,
- wyświetlenie meldunków archiwalnych.
Okno rezerwacji służy do zarządzania rezerwacją. Z jego poziomu można dokonać wszelkich operacji na rezerwacji m.in: 
- przypisywać pokoje do rezerwacji,
- usuwać pokoje z rezerwacji,
- przenosić rezerwacje pomiędzy pokojami,
- drukować/wysyłać bezpośrednio na maila potwierdzenie rezerwacji,
- meldować/wymeldowywać gości (pojedynczo, wybranych lub grupowo),
- dodwać/usuwać rachunki do gości oraz dokonywać ich rozliczeń,
- planować wyżywienie,
- dodawać usługi dodatkowe,
- wprowadzać wszelkiego rodzaju informacje o gościach i ich życzeniach,
- rezerwować miejsca parkingowe,
- sprawdzać historię pobytów gościa.
Inne funkcje to:
- kontrola powiązań rodzinnych gości,
- przywracanie anulowanej rezerwacji,
- cofanie wymeldowania gościa,
- ustawianie dla każdego gościa innego rodzaju pobytu,
- wycena pokoju w walucie,
- wprowadzanie dodatkowych uwag/życzeń do pokoju i gościa.
Funkcje w programie S4H wspierające HouseKeeping:
- 5 statusów pokoi: brudny, czysty, sprzątanie pobytowe, żądanie sprzątania, odświeżanie,
- automatyczne ustawianie statusów pokoi,
- informacja o statusie pokoju na diagramie rezerwacji,
- zarządzanie statusami pokoi,
- raport statusów pokoi dla personelu (z uwzględnieniem meldunków, wyjazdów i najbliższych przyjazdów),
- raport pracy personelu Housekeping,
- moduł "Usterki" do zgłaszania drobnych napraw w pokojach, pomieszczeniach dodatkowych itd. zintegrowany z aplikacją 'CleanRoom'.
- aplikacja mobilna 'CleanRoom' przeznaczona dla pokojowych, które mogą za jej pośrednictwem śledzić status pokoi oraz oznaczać posprzątanie pokoju. Personel techniczny natomiast otrzymuje informacje o zgłaszanych usterkach. Udostępniona jest także opcja kontroli wykonanych prac.
Program S4H wspiera rozliczenia gościa na każdym etapie rezerwacji:
Rezerwowanie
- wprowadzanie do rezerwacji rachunków zaliczkowych z terminem ich opłacenia,
- raport rezerwacji z przekroczonym terminem opłaty zaliczki,
- automatyczne oznaczanie rezerwacji jako potwierdzonej po opłaceniu zaliczki,
- wykorzystanie ofert pobytowych do naliczenia obciążeń za pobyt,
- możliwość dodawania ręcznego rachunków do konta gościa,
- podsumowanie kosztów rezerwacji w oknie Rezerwacji, w potwierdzeniu rezerwacji, w raportach rezerwacji.
Zameldowanie
- autoamatyczne naliczenie rachunków wynikających z konfiguracji rodzaju pobytu,
- możliwość dodawania ręcznego rachunków do konta gościa,
- przesyłanie obciążeń z systemu restauracyjnego na konto gościa,
- ustawianie limitów obciążeń kont gości.
Wymeldowanie
- możliwość scalania obciążeń,
- rozliczanie gościa za wybrane rachunki,
- rozliczanie gościa fakturą końcową,
- rozliczenia indywidualne i grupowe,
- przesyłanie obciążeń na listę rachunków odroczonych.
Dodatkowo, na diagramie rezerwacji, jest zawsze wyświetlana informacja o nie zapłaconych rachunkach rezerwacji.
Funkcja wyżywienia gościa hotelowego jest w programie bardzo rozbudowana i w zależności od potrzeb hotelu może być w mniejszym lub większym stopniu wykorzystana.
Zaczynając od minimalnej funkcjonalności, czyli ustawianiu ręcznym żywienia gościa aż do uzyskania pełnej automatyki przypisującej odpowiednie posiłki, diety i obciążenia.
Do tego dochodzą funkcje przypisywania stolików i zmian, na których gość może spożywać posiłek, kontrola korzystania z posiłków przez gości oraz planowanie i kontrola posiłków wydawanych gościom zewnętrznym.
Zaplanowane wyżywienie gościa (ręczne lub automatyczne), w każdym momencie może zostać poddane edycji, zgodnie z życzeniami gościa.
Słownik Przedziałów wiekowych pozwala określić nie tylko żywienie dzieci (tzw. połówki) ale zastosować kilka wariantów posiłków zależnych od wieku (np. inne porcje nie tylko dla dzieci, ale również dla seniorów).
Program S4H posiada oczywiście odpowiednie moduły raportujące wyżywienie. Przedstawiają one m.in. wyżywienie gości szczegółowo lub sumowane wg dni, typów posiłków diet.
Do centralnego zarządzania kilkoma obiektami jest niezbędny przepływ informacji międzi obiektami a lokalem centralnym. To wszystko zapewnia system S4H, który gromadzi dane z obiektów oraz pozwala na bezpośrednie edytowanie rezerwacji w obiektach.
Taka funkcjonalność pozwala stworzyć centralne biuro rezerwacyjne do wykonywania rezerwacji z jednego miejsca we wszystkich obiektach.
Centrala posiadająca informacje ze wszystkich obiektów jest w stanie wykonać wszelkie analizy, zestawienia i porównania działalności dla poszczególnych obiektów jak i dla całej firmy.
Oprogramowanie hotelowe S4H HOTEL & SPA posiada rozbudowany moduł planowania zabiegów. Dzięki niemu nie tylko zaplanujemy dany zabieg realizowany w konkretnym pomieszczeniu, ale również w szybki sposób dokonamy rozliczenia usługi lub przypiszemy do rezerwacji w hotelu kwotę, którą gość ureguluje na koniec pobytu. Dla wielbicieli dobrego samopoczucia przygotowaliśmy możliwość definicji i realizacji karnetów na zabiegi lub grupy zabiegów w promocyjnych cenach.
- przypisanie terminu, miejsca, rodzaju i pracownika do rezerwacji zabiegu,
- rozliczanie po zakończonym zabiegu lub na końcu pobytu,
- grafik zaplanowanych zabiegów,
- rozkład dnia pracowników,
- łatwe i szybkie tworzenie i modyfikacja rezerwacji,
- karnety na dane usługi lub grupy usług.
Dzięki rozbudowanym funkcjom zawartym w module raportów, każdy manager hotelu będzie miał możliwość przeglądania zestawienia danych w wygodny dla siebie sposób. Z raportów wyciągnie wnioski, dzięki którym będzie mógł dokonywać zmian, wpływających na rozwój obiektu. To niezbędne narzędzie również dla każdej osoby realizującej działania marketingowe i promocyjne.
- prezentowanie danych w formie tabeli przestawnych;
- prezentowanie danych za pomocą wykresów graficznych;
- zaawansowane możliwości filtrowania danych;
- eksport zestawień do popularnych formatów plików (odf, xls, jpg, html).
Podstawowe zestawienia hotelowe to:
- finansowe zmianowe i okresowe;
- zaplanowanych i wykonanych rezerwacji;
- żywienia gości hotelowych;
- obłożenia hotelu;
- KT-1 oraz DNU dla GUS;
oraz dodatkowo
- lista faktur;
- lista zamkniętych rachunków wg zmian.
Nasze zaawansowane oprogramowanie dla hoteli pozwoli Tobie na rozwój dzięki bezproblemowej komunikacji z innymi, popularnymi systemami i urządzeniami. Z każdą aktualizacją wprowadzamy nowe rozwiązania pozwalając Tobie skupić się na prowadzeniu firmy.
- drukarki fiskalne wszystkich najpopularniejszych producentów w Polsce;
- zamki hotelowe w trybie offline (m.in. Tayama, Orbita, LOB);
- zamki hotelowe w trybie online (m.in. HTB);
- centrale telefoniczne i obsługa połączeń telefonicznych(m.in. Slican, Platan);
- czytniki kart magnetycznych oraz kart zbliżeniowych;
- systemy sprzedaży karnetów, biletów w aquaparkach, stokach narciarskich (m.in. Base System);
- systemy finansowo-księgowe (m.in. Comach ERP Optima, Symfonia, Rewizor GT);
- systemy rezerwacji online (m.in. Profitroom);
- serwis wysyłania wiadomości SMS – SMSAPI;
- systemy pocztowe do wysyłania wiadomości e-mail (m.in. MS Outlook, Mozilla ThunderBird).
